¿Qué es Back Office?
Back Office son todas las actividades orientadas a la gestión de la empresa y que no tienen contacto directo con el cliente.
El significado de “Back Office” es “oficina de respaldo” y su contrapuesto se conoce como “Front Office”. Mientras que Front Office es la sección de la empresa que sí tiene contacto directo con el cliente, Back Office es la parte que no está de cara al público y que resulta indispensable para el adecuado funcionamiento de la compañía. Por ejemplo, el departamento de atención al cliente corresponde a Front Office, pero Back Office engloba procesos como los de administración o contabilidad.
¿Qué funciones comprende?
El Back Office comprende servicios esenciales para alcanzar los objetivos de la empresa. Como ejemplo podemos tener:
- Actividades administrativas: Gestión de base de datos, clasificación de archivos, comprobación de autenticidad de documentos, digitalización de documentos, etc.
- Contabilidad y auditoría: Análisis de la información financiera y contable de la empresa, etc.
- Mejora de procedimientos de negocio: Como optimización de procesos productivos o la implantación de nuevas herramientas.
- Gestión de diversos procesos: como los de prevención de riesgos laborales o de medio ambiente y eficiencia energética.
- Seguimiento del cliente: Control de inventarios, estudios de mercado, evaluación de desempeño, identificación de indicadores, etc.
- Administración de Recursos Humanos: Como la organización de plantilla y gestión de personal.
- Tareas de facturación: Tales como la emisión, validación y conservación de facturas, seguimiento de pedidos y gestión de incidencias.
Las 12 ventajas de externalizar el back office
Toda empresa depende de una estructura sólida para llevar a cabo su labor, tanto PYMES como grandes empresas. Back Office representa esa estructura.
La creciente competitividad del actual entorno económico determina que cada vez más empresas decidan externalizar su Back Office. Cuando estas actividades son llevadas a cabo por entidades externas, aumenta la productividad de la empresa ya que se optimizan los recursos disponibles.
Las principales ventajas de externalizar el Back Office son:
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1. Disminución de costes:
Se evitan gastos de inversión y mantenimiento porque ya no es necesaria una infraestructura destinada a Back Office. Se ahorra en espacio, en equipamiento, tecnología, en equipo humano y rotación de empleados. Todo ello acapara recursos que podrían destinarse a otros sectores de la empresa. Externalizarlos resulta mucho más asequible.
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2. Mayores beneficios:
Como es lógico, el ahorro en costes que supone externalizar Back Office conlleva que el margen de beneficio para las compañías sea mayor.
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3. Servicio basado en la excelencia y experiencia al contar con personal cualificado:
No sólo se asegura que el proveedor de Back Office cuente con experiencia, habilidad, agilidad y precisión para administrar estos procesos, sino que, además, al ser expertos en el ámbito, puedan ofrecen asesoramiento para implementar técnicas y mejorar los procesos internos.
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4. Aumento de la tecnología:
El proveedor de Back Office cuenta con la última tecnología de software y hardware. Ya no será necesario realizar inversión alguna en este aspecto, lo cual supone un ahorro y un rápido acceso a las nuevas tecnologías.
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5. Reducción de riesgos:
Disminuyen los riesgos empresariales gracias a la experiencia y conocimiento de los especialistas que proveen del servicio de Back Office, ya que esas labores constituyen su negocio principal y además disponen de mayor rapidez para ofrecer soluciones.
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6. Mejora la experiencia del cliente:
La destreza y cualificación del proveedor de Back Office minimizan el tiempo de respuesta lo que ayuda a que la experiencia del cliente sea más satisfactoria.
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7. Aumento de la competitividad y productividad de la empresa:
La presencia de personal especializado, el evidente ahorro en costes y el consecuente aumento de beneficios hace que la externalización de sea una ventaja competitiva para la empresa que los solicita.
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8. Simplificación de tareas:
La externalización aporta tranquilidad pues reduce la carga de trabajo y permite centrarse en otras funciones.
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9. Mejora de la organización interna:
La empresa dispone de mejores y más amplios recursos para otros ámbitos empresariales.
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10. Concentración en las competencias principales de la compañía:
Se libera tiempo y recursos que permiten centrarse en la actividad principal del negocio.
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11. Permite reinvertir en el negocio:
El ahorro en costes permite disponer de más presupuesto para invertir y ampliar el negocio. Hay mayor flexibilidad y mejores bases financieras para enfocarse en nuevos objetivos comerciales.
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12. Crecimiento y desarrollo de la empresa:
Todas las ventajas de externalizar el Back Office pueden concretarse en una sola: el “crecimiento empresarial”. Ha sido demostrado que contar con un proveedor de “outsourcing” favorece el crecimiento y desarrollo de las empresas. Resulta razonable, pues mayores beneficios junto con el asesoramiento de expertos permiten que sea más fácil alcanzar los objetivos estratégicos.
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