De los inconvenientes de no hacer contabilidad analítica (o de costes)

Empezaremos por el final.COST BENEFITS

Con la contabilidad analítica (o de costes) buscamos conocer la rentabilidad final de nuestras ventas y analizarla desde todos los puntos de vista. Buscaríamos estadísticas de este estilo:

A. Rentabilidad por línea de producto:

VENTA COSTE MARGEN RENTABILIDAD
LINEA A 455,36 € 387,80 € 67,56 € 14,84%
LINEA B 446,97 € 409,04 € 37,93 € 8,49%
LINEA C 492,93 € 408,32 € 84,61 € 17,16%
LINEA D 465,02 € 398,44 € 66,58 € 14,32%
TOTAL 1.860,28 € 1.603,60 € 256,68 € 13,80%

Conoceríamos perfectamente la rentabilidad que tiene cada una de las líneas de producto y podríamos tomar acciones correctoras al respecto. Es común pensar que esto sólo tiene sentido en procesos industriales, pero para cualquier negocio, de cualquier sector, de cualquier tamaño, el control de la rentabilidad es fundamental y en muchos casos resulta vital para las empresas.

Muchas veces se mantienen en el tiempo líneas de producto (o servicio) que no son rentables para la empresa y carecer de este tipo de análisis hace muy difícil su identificación.

B. Rentabilidad por cliente:

ZONA VENTA COSTE MARGEN RENTABILIDAD
CLIENTE 1 ZONA SUR 246,43 € 211,60 € 34,83 € 14,13%
CLIENTE 2 ZONA NORTE 218,80 € 194,36 € 24,44 € 11,17%
CLIENTE 3 ZONA ESTE 232,41 € 183,08 € 49,33 € 21,23%
CLIENTE 4 ZONA OESTE 227,33 € 195,16 € 32,17 € 14,15%
CLIENTE 5 ZONA SUR 209,78 € 211,48 € -1,70 € -0,81%
CLIENTE 6 ZONA SUR 408,73 € 303,62 € 105,11 € 25,72%
CLIENTE 7 ZONA NORTE 85,74 € 92,10 € -6,36 € -7,42%
CLIENTE 8 ZONA ESTE 231,06 € 212,20 € 18,86 € 8,16%
TOTAL 1.860,28 € 1.603,60 € 256,68 € 13,80%

Conocer la rentabilidad de las ventas de cada cliente es fundamental. En muchos casos pensamos que nuestro mejor cliente es que al que más facturamos pero en nuestra opinión no es así. Nuestro mejor cliente es aquel al que más margen le sacamos. Para llegar al margen de cada cliente hay que conocer perfectamente los costes de las ventas de ese cliente y con la contabilidad financiera no se puede llegar a esa información.

C. Rentabilidad por zonas geográficas:

VENTA COSTE MARGEN RENTABILIDAD
ZONA SUR 864,94 € 726,70 € 138,24 € 15,98%
ZONA NORTE 304,54 € 286,46 € 18,08 € 5,94%
ZONA ESTE 463,47 € 395,28 € 68,19 € 14,71%
ZONA OESTE 227,33 € 195,16 € 32,17 € 14,15%
TOTAL 1.860,28 € 1.603,60 € 256,68 € 13,80%

En empresas con zonas comerciales cobra especial importancia analizar la rentabilidad de cada zona. La gente suele analizar las ventas por zonas pero no se para a analizar la rentabilidad de las ventas por zonas. Conociendo la rentabilidad por cliente es muy sencillo hacer la estadística de rentabilidad por zona.

Para poder llegar a las 3 estadísticas anteriores hay que conocer la rentabilidad exacta de cada factura y por tanto de cada producto:

Rentabilidad por producto:

LÍNEA VENTA COSTE MARGEN RENTABILIDAD
PRODUCTO 1 A 120,55 € 97,50 € 23,05 € 19,12%
PRODUCTO 2 A 128,25 € 110,14 € 18,11 € 14,12%
PRODUCTO 3 A 111,56 € 88,06 € 23,50 € 21,06%
PRODUCTO 4 A 95,00 € 92,10 € 2,90 € 3,05%
PRODUCTO 5 B 109,69 € 115,70 € -6,01 € -5,48%
PRODUCTO 6 B 125,88 € 114,10 € 11,78 € 9,36%
PRODUCTO 7 B 90,55 € 84,22 € 6,33 € 6,99%
PRODUCTO 8 B 120,85 € 95,02 € 25,83 € 21,37%
PRODUCTO 9 C 132,33 € 103,06 € 29,27 € 22,12%
PRODUCTO 10 C 100,09 € 95,78 € 4,31 € 4,31%
PRODUCTO 11 C 126,66 € 103,86 € 22,80 € 18,00%
PRODUCTO 12 C 133,85 € 105,62 € 28,23 € 21,09%
PRODUCTO 13 D 148,22 € 94,14 € 54,08 € 36,49%
PRODUCTO 14 D 85,74 € 92,10 € -6,36 € -7,42%
PRODUCTO 15 D 116,82 € 102,50 € 14,32 € 12,26%
PRODUCTO 16 D 114,24 € 109,70 € 4,54 € 3,97%
TOTAL 1.860,28 € 1.603,60 € 256,68 € 13,80%

Y para poder llegar a la rentabilidad de cada producto tenemos que conocer bien la composición de su coste.

Se trata de analizar todos los componentes que intervienen en el coste de un producto y procesar esa información para que sea útil para la toma de decisiones.

Dependiendo del producto o servicio estructuramos el coste de un modo u otro. En el siguiente ejemplo se hace la clasificación clásica de los componentes del coste:

Coste  =  MMPP  +  MOD  +  CIF  +  MOI

Estructura costes Producto 1

COSTE %
PRODUCTO 1 Coste de las Materias Primas – MMPP 25,50 26,15%
mp1 10,25 10,51%
mp2 11,10 11,38%
mp3 4,15 4,26%
0,00%
Mano de Obra Directa – MOD 35,25 36,15%
Operario 1 11,19 11,48%
Operario 2 22,15 22,72%
Operario 3 1,91 1,96%
0,00%
Costes Indirectos de Fabricación – CIF 22,66 23,24%
Alquiler 9,66 9,91%
Suministros 8,27 8,48%
Limpieza 4,73 4,85%
0,00%
Mano de Obra Indirecta – MOI 14,09 14,45%
Transporte 5,08 5,21%
Marketing 3,75 3,85%
Comercialización 5,26 5,39%
0,00%
COSTE TOTAL 97,50 100,00%

Gráfico peso de cada coste sobre el total:

TARTA COSTES

Conocer la composición del coste de cada producto nos permite realizar todo tipo de análisis en busca de mejoras.
a. Costes por producto

LÍNEA PDTO. MMPP MOD CIF MOI COSTE TOTAL
PRODUCTO 1 A 25,50 € 35,25 € 22,67 € 14,08 € 97,50 €
PRODUCTO 2 A 28,66 € 38,41 € 25,83 € 17,24 € 110,14 €
PRODUCTO 3 A 23,14 € 32,89 € 20,31 € 11,72 € 88,06 €
PRODUCTO 4 A 24,15 € 33,90 € 21,32 € 12,73 € 92,10 €
PRODUCTO 5 B 30,05 € 39,80 € 27,22 € 18,63 € 115,70 €
PRODUCTO 6 B 29,65 € 39,40 € 26,82 € 18,23 € 114,10 €
PRODUCTO 7 B 22,18 € 31,93 € 19,35 € 10,76 € 84,22 €
PRODUCTO 8 B 24,88 € 34,63 € 22,05 € 13,46 € 95,02 €
PRODUCTO 9 C 26,89 € 36,64 € 24,06 € 15,47 € 103,06 €
PRODUCTO 10 C 25,07 € 34,82 € 22,24 € 13,65 € 95,78 €
PRODUCTO 11 C 27,09 € 36,84 € 24,26 € 15,67 € 103,86 €
PRODUCTO 12 C 27,53 € 37,28 € 24,70 € 16,11 € 105,62 €
PRODUCTO 13 D 24,66 € 34,41 € 21,83 € 13,24 € 94,14 €
PRODUCTO 14 D 24,15 € 33,90 € 21,32 € 12,73 € 92,10 €
PRODUCTO 15 D 26,75 € 36,50 € 23,92 € 15,33 € 102,50 €
PRODUCTO 16 D 28,55 € 38,30 € 25,72 € 17,13 € 109,70 €
TOTAL 418,90 € 574,90 € 373,62 € 236,18 € 1.603,60 €

b. Costes por línea de producto:

MMPP MOD CIF MOI COSTE TOTAL
LINEA A 101,45 € 140,45 € 90,13 € 55,77 € 387,80 €
LINEA B 106,76 € 145,76 € 95,44 € 61,08 € 409,04 €
LINEA C 106,58 € 145,58 € 95,26 € 60,90 € 408,32 €
LINEA D 104,11 € 143,11 € 92,79 € 58,43 € 398,44 €
TOTAL 418,90 € 574,90 € 373,62 € 236,18 € 1.603,60 €

La creación de una base de datos con los históricos de costes es una fuente de conocimiento vital para maximizar la eficiencia de las empresas, sean del sector que sean, y sean del tamaño que sean.

A tener en cuenta:

  • Asesorías sólo hacen contabilidad financiera. Contabilidad financiera insuficiente para gestión y control de costes.
  • Sólo con la contabilidad analítica sabré qué productos o servicios son más (y menos) rentables.
  • Sólo con la contabilidad analítica sabré si estoy vendiendo productos o servicios con rentabilidad negativa.
  • Sólo con la contabilidad analítica sabré si tengo margen para bajar el precio de un bien o servicio. Muchas empresas fijan sus precios en función de los precios de la competencia, sin preguntarse si con sus costes generarán márgenes vendiendo a ese precio.
  • Sólo con la contabilidad analítica sabré si es positiva la rentabilidad de las ventas a todos mis clientes.
  • Sólo con la contabilidad analítica sabré si estoy absorbiendo gran parte de los recursos de mi empresa en actividades no productivas.

 

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