En esta nueva entrada del blog os queremos hablar sobre la importancia que tiene el asesoramiento que se presta a empresas que requieren la implantación de un software, pero que no manejan el lenguaje informático con claridad y no tienen definidos los requerimientos funcionales y no funcionales de la empresa.
Diagnóstico de requerimientos
El proceso comienza realizando un diagnóstico de la situación actual de la empresa. Detectar qué motivos llevan a tener la necesidad de implantar un software es clave para realizar la elección correcta. Estas necesidades operacionales que se plantean son las que debemos incluir en el documento de requerimientos. Para ello, existen empresas externas que prestan soporte en un momento tan importante como éste.
Por lo tanto, un documento de requerimientos es aquel en el que se incluyen todas aquellas necesidades funcionales y no funcionales que tiene una empresa y que deben ser solventadas con la implantación de un software.
Partes del documento de requerimientos
Una vez se ha realizado el diagnóstico de la situación de la empresa, se comienza a redactar el documento cuya composición constará de las siguientes partes:
- Objetivo: consiste en resumir brevemente la finalidad del documento.
- Alcance del software: trata de explicar de forma concisa y breve qué se espera del software y qué requisitos debe cumplir.
- Funcionalidades del producto: muestra la operatividad multidisciplinar que ofrece el software para ayudar a la empresa.
- Clases y características del usuario: define los diferentes roles que habrá en el software y en los que quedarán encuadrados los trabajadores. También muestra qué permisos tendrá cada uno de ellos.
- Requerimientos funcionales: describen cualquier actividad, el comportamiento o función particular de un software cuando se cumplen ciertas condiciones.
- Requerimientos no funcionales: describen los criterios que pueden usarse para juzgar la operación de un sistema en lugar de sus comportamientos específicos. Ejemplos: eficiencia, compatibilidad, seguridad o fiabilidad.
A la finalización de este documento, tanto la propia empresa como la empresa externa que da soporte, conocerán qué necesidades se tienen y podrán empezar a contactar con empresas proveedoras de software para buscar una solución concreta y que sea efectiva y de ayuda una vez se haya instalado.
Soporte externo en elección e implantación de software
Uno de los pasos más importante durante este asesoramiento es decidir qué software se adapta mejor a los requerimientos que presenta la empresa. Este es un proceso complejo que requiere de conocimientos operativos y también en parte informáticos. Existen muchos softwares disponibles, pero es posible que unos cubran unas necesidades y otros cubran otras, mientras que lo que se busca es implantar el más completo y que sea integral.
Para ello, es clave contactar con varias empresas proveedoras que realicen unas demos personalizadas a la empresa y en base a las necesidades detectadas e incluidas en el documento de requerimientos. Estas demos servirán para que la empresa vea cómo funcionan los softwares, qué interacciones presentan y si cumplen exactamente con las funciones esperadas. Por supuesto, la clave económica también es importante en la elección, aunque en este caso nos centraremos únicamente en el asesoramiento de la parte técnica y operativa del software.
Para finalizar, una vez elegido el software y la empresa que lo va a implantar queda el largo proceso de asesorar y acompañar la implantación para asegurar el correcto funcionamiento y que todos los requerimientos previos queden cubiertos.
Conclusión
El proceso de ayuda para implantar un software requiere un conocimiento muy amplio de todos los procesos de la empresa y saber cómo funciona a la perfección. Todo este conocimiento queda reflejado en el documento de requerimientos, que a su vez servirá para que las empresas de software tomen conciencia del tipo de proyecto al que se enfrentan.
Por último, hay que destacar la importancia que tiene el propio proceso de implantación en la empresa, ya que el éxito del proyecto pasa en gran medida por este punto.
